Бронирование пространств активного досуга «Шумный корпус»

Техническое задание. Telegram-бот бронирования на базе Битрикс24 для IT-кампуса «Неймарк» (Нижний Новгород), 9 корпус — МОПы 2, 3 и 4 этажей.

1. Назначение

Пространство активного досуга в 9 корпусе работает только по предварительной брони. Задача системы — дать резидентам самостоятельно занимать этажи под свои активности, а кампусу — контроль: кто, когда, на каком этаже, с какой активностью и по чьей ответственности.

• Резидент видит свободное время и бронирует слот сам, без переписки с сотрудником.
• Сервис-координатор подтверждает брони и видит, кого и когда пускать в корпус.
• Администрация получает в Битрикс24 полную историю: загрузка этажей, активность резидентов, явки и неявки.
• Двойных броней и споров «кто первый занял» не возникает: занятость одна и общая для всех.

2. Из чего состоит решение

Telegram-бот для резидентов. Точка входа для студентов: знакомство, выбор этажа и времени, оформление брони, код на вход, напоминания. Работает напрямую через Telegram — без очереди операторов и без участия сотрудников в диалоге.

Приложение бронирования внутри Битрикс24. Ведёт календарь занятости и правила: сетку слотов, свободное и занятое время, лимиты, коды. Открывается сотрудникам как раздел портала — отдельную систему осваивать не нужно. Именно здесь находится календарь, в который смотрит бот.

CRM Битрикс24 — учёт и история. Каждый резидент — контакт, каждая бронь — сделка в отдельной воронке со стадиями. Здесь живут история, фильтры, отчёты и права доступа.

3. Объект бронирования и режим работы

• Длительность слота — 2 часа, фиксированная сетка.
• Режим работы: Пн–Пт 12:00–01:00, Сб–Вс 10:00–01:00.
• Горизонт записи — 5 календарных дней вперёд.
• Ограничение — одна бронь на резидента в календарный день.
• Ответственный за бронь — резидент, оформивший запись; его данные фиксируются в системе.

Этап 1. Стартовый проект

Основой служит уже разработанное и развёрнутое на портале кампуса решение бронирования («Горячая вода»): движок занятости, связка с Битрикс24, шахматка для сотрудников, коды на вход, сервер и настройки. В рамках этапа оно переносится и перенастраивается под 9 корпус.

1.1. Сценарий резидента в Telegram-боте

1. Первое обращение. Бот представляется, объясняет, для чего нужны данные, и запрашивает ФИО, корпус проживания, номер комнаты и телефон. Данные сохраняются, повторно не запрашиваются.
2. Выбор даты. Показываются доступные даты в пределах 5 дней. Если на эту дату у резидента уже есть бронь — бот сообщает об этом и предлагает другой день.
3. Выбор этажа. Кнопками: 2 этаж — спорт, 3 этаж — шумные активности, 4 этаж — спокойные активности.
4. Выбор времени. Показывается только свободное время выбранного этажа на выбранную дату. Занятые и прошедшие слоты не предлагаются.
5. Оформление. Резидент указывает количество участников и подтверждает бронь. Бот показывает сводку: дата, время, этаж, ответственный, количество человек.
6. Ожидание подтверждения. Бот сообщает, что заявка отправлена сервис-координатору и станет действующей после подтверждения.
7. Решение координатора. При подтверждении резиденту приходит код на вход, при отклонении — причина и предложение выбрать другое время.
8. Отмена. Резидент может отменить свою бронь в боте; слот сразу освобождается для других.

1.2. Работа сотрудников

• Подтверждение брони — сменой стадии сделки в Битрикс24: перевод в «Подтверждена» отправляет резиденту код, перевод в «Отклонена» — уведомление с причиной из комментария к сделке.
• Шахматка — раздел в левом меню Битрикс24: сетка «этаж × время» на выбранный день, по каждой брони видно ответственного, время, этаж и количество участников.
• Ручная бронь — сотрудник оформляет запись прямо в шахматке, если резидент обратился лично.
• Вход по коду — администратор вводит названный код, бронь активируется, ставится отметка «Пришёл». Погашенный код повторно не действует.
• Отметка неявки — «Не пришёл» проставляется вручную; прошедшие брони закрываются автоматически.
• Перенос брони — на другое свободное время, код при этом сохраняется.

1.3. Учёт в Битрикс24

• Контакт резидента. При оформлении брони система ищет контакт по телефону: найденный дополняется (корпус, комната), новый — создаётся. Дубли не создаются.
• Сделка на каждую бронь в отдельной воронке «Шумный корпус»: этаж, дата и время слота, количество участников, код, ответственный.
• Стадии: На подтверждении → Подтверждена → Пришёл. Отказные: Отклонена, Отменена, Не пришёл.
• Ответственный сотрудник за контакты и сделки настраивается — можно назначить служебного пользователя, чтобы карточки не мигали у операторов.

Этап 2. Доразработка

Новая разработка, которой не было в исходном решении. Превращает бота в законченный сервис: резидент видит свободное время до начала диалога, а координатор работает в одном экране вместо карточек CRM.

2.1. Публичная страница календаря

• Открытая страница по постоянной ссылке — размещается QR-кодом в корпусе, в чатах и на стойке.
• Свободное и занятое время по трём этажам на ближайшие дни, обновление в реальном времени.
• Персональные данные не отображаются: только «свободно» и «занято», без имён и комнат.
• Адаптация под телефон — основной способ открытия страницы.

2.2. Запись со страницы в один шаг

1. Резидент выбирает свободный слот на странице и нажимает «Записаться».
2. Открывается Telegram-бот с уже выбранными этажом, датой и временем — заново выбирать не нужно.
3. Слот придерживается за резидентом на время оформления, чтобы его не занял другой; по истечении времени освобождается автоматически.
4. Бот дозапрашивает недостающие данные и оформляет бронь; дальше сценарий совпадает с этапом 1.

2.3. Рабочее место сервис-координатора

• Очередь заявок, ожидающих решения: кто, этаж, дата и время, активность, количество участников, комментарий резидента.
• Кнопки «Подтвердить» и «Отклонить с причиной» — решение в один клик, уведомление резиденту уходит автоматически.
• Шахматка дня со всеми бронями и их статусами: кто ответственный, какая активность, сколько человек, пришли или нет.
• Экран на день для работы на входе: какие группы и во сколько ожидаются, поиск и гашение кода.

2.4. Синхронизация статусов с CRM, отчёты и дашборды

Кабинет управляющего и CRM Битрикс24 работают с одной и той же бронью: действие в кабинете меняет стадию сделки, перевод стадии в CRM отражается в кабинете. Двойного учёта и ручной сверки нет.

Поскольку каждая бронь — это сделка со стадией и заполненными полями (этаж, слот, активность, количество участников, код, ответственный), отчётность строится штатными средствами Битрикс24, без отдельной системы аналитики:

• загрузка этажей по дням недели и времени суток — где не хватает мест, а где пусто;
• популярные активности — что действительно нужно резидентам;
• доля подтверждённых и отклонённых заявок, причины отказов;
• неявки — по резидентам и по этажам;
• средний размер группы и динамика бронирований по месяцам.

2.5. Активности и напоминания

• Выбор активности из списка, соответствующего этажу (растяжка, йога, танцевальная и функциональная тренировка; настольные игры, гитара, командная игра, встреча по интересам; киноклуб, шахматы, обсуждение, проектная и творческая встреча), вариант «Другое» с описанием.
• Необязательный комментарий сервис-координатору: какое оборудование потребуется, особенности активности.
• Напоминание резиденту заранее и за 5 минут до начала — с указанием собраться у входа в корпус.
• Автоматическое закрытие прошедших броней, освобождение слотов при отмене.

Этап 3. Развитие — полное соответствие правилам

3.1. Состав участников (пп. 2, 3 правил)

• Поимённый список участников до 15 человек включая ответственного, с указанием ФИО, корпуса и комнаты каждого.
• Проверка каждого участника по базе проживающих; непроверенные и посторонние не допускаются к включению в заявку.
• Контроль дублей и вместимости; учёт участия в чужой брони при расчёте лимита «одна бронь в день».
• Список участников на экране координатора при запуске группы в корпус.
• Редактирование состава: свободно более чем за 2 часа до начала, позже — только через сервис-координатора.

3.2. Верификация резидентов

• Сверка данных резидента с реестром проживающих при первом обращении и при добавлении участников.
• Сценарий «данные не найдены»: исправление данных или отправка на ручную проверку координатору.
• Требует передачи реестра проживающих (ФИО, корпус, комната, телефон) или доступа к системе, где эти данные ведутся.

3.3. Правила и принятие ответственности (пп. 5–11, 16)

• Актуальная редакция правил доступна в боте отдельным документом с номером версии и датой.
• Подтверждение ознакомления и финальное принятие ответственности по тексту п. 16 правил.
• Фиксация того, какую именно версию правил и в какой момент принял резидент — сохраняется в истории брони.
• Согласие на обработку персональных данных при первом обращении.

3.4. Сдача и приёмка помещения (пп. 11, 12)

• Уведомление координатору о готовности к сдаче по окончании слота.
• Форма приёмки по чек-листу: помещение освобождено, участники ушли, мусор убран, мебель на месте, техника выключена, повреждений нет, окна готовы к проветриванию, вещей не оставлено.
• Закрытие брони «без замечаний» или «с замечаниями» — текст замечаний уходит ответственному и остаётся в истории.

3.5. Нарушения и ограничение доступа (п. 14)

• Фиксация нарушений на резиденте с указанием вида нарушения по перечню правил.
• Лестница последствий: предупреждение, отказ в следующем бронировании, временное ограничение доступа, полная блокировка возможности бронировать.
• Учёт неявок и предложение ограничить резидента при повторяющихся случаях.
• Резидент видит в боте причину и срок ограничения.

3.6. Дополнительно

• Заявка на участие гостей, не являющихся резидентами, с согласованием администрации (п. 2 правил).
• Отчётность по загрузке этажей, популярным активностям, неявкам и замечаниям.
• Расширение на другие пространства и корпуса — добавляются как новые точки, без переписывания решения.

4. Настраиваемые параметры (меняются без разработки)

• Состав пространств и их названия, график работы каждого, длительность слота и перерывы.
• Горизонт записи (число дней вперёд) и лимит броней на резидента.
• Тексты сообщений бота, названия активностей.
• Ответственный сотрудник за контакты и сделки, список сотрудников с доступом к разделу.
• Правило закрытия прошедших броней, время напоминаний (этап 2).

Временное закрытие этажа (ремонт, мероприятие) выполняется в разделе без обращения к разработчику.

5. Что нужно со стороны кампуса

Для этапов 1–2:

1. Портал Битрикс24 — действующий (используется текущий портал кампуса).
2. Telegram-бот — создаётся под кампус, токен передаётся исполнителю; либо используется тестовый бот на период запуска.
3. Сервис-координатор — сотрудник, который подтверждает брони: учётная запись на портале и доступ к разделу.
4. Подтверждение сетки слотов и режима работы этажей.
5. Права доступа к воронке бронирования в CRM — выдаются администратором портала в интерфейсе.
6. Место размещения ссылки и QR-кода для резидентов (этап 2).

Для этапа 3 дополнительно: реестр проживающих (ФИО, корпус, комната, телефон) в машиночитаемом виде или доступ к системе, где он ведётся; правила пользования в виде документа с номером версии; политика обработки персональных данных.

6. Критерии приёмки

Этап 1 — сквозной сценарий:

• Новый резидент пишет боту → знакомство → в Битрикс24 создаётся контакт с корпусом и комнатой.
• Резидент выбирает этаж и свободный слот → создаётся сделка на стадии «На подтверждении», слот перестаёт предлагаться другим.
• Координатор переводит сделку в «Подтверждена» → резиденту приходит код; перевод в «Отклонена» → приходит причина.
• Попытка взять вторую бронь в тот же день и попытка выбрать прошедшее время — корректно отклоняются.
• Код гасится на входе, ставится отметка «Пришёл»; повторное использование кода невозможно.
• Отмена брони резидентом освобождает слот; сотрудник видит все брони в шахматке и может оформить запись вручную.

Этап 2 — дополнительно:

• Публичная страница открывается по ссылке и QR, показывает актуальную занятость трёх этажей, не содержит персональных данных.
• Нажатие «Записаться» открывает бота с выбранным слотом; слот удерживается на время оформления и освобождается по истечении.
• Координатор подтверждает и отклоняет заявки в своём разделе; уведомления резиденту уходят автоматически.
• Активность выбирается из списка своего этажа; напоминания приходят в заданное время.
• Решение в кабинете управляющего меняет стадию сделки в CRM, перевод стадии в CRM отражается в кабинете; по сделкам строится отчёт о загрузке этажей и неявках.

7. Технические детали (для ИТ-специалиста)

• Транспорт: Telegram Bot API напрямую, без публичных вебхуков на стороне кампуса. Открытая линия Битрикс24 не используется — диалоги не попадают в очередь операторов.
• Размещение: приложение работает на выделенном сервере платформы, уже используемом кампусом; данные бронирования хранятся отдельно от кода и переживают обновления.
• Встройка в портал: разделы для сотрудников открываются внутри Битрикс24 (левое меню и вкладка в карточке сделки), доступ ограничен списком сотрудников.
• Данные: контакты и сделки ведутся штатными средствами Битрикс24; календарь занятости, правила и коды — на стороне приложения. Публичная страница отдаёт только занятость слотов без персональных данных.

8. Порядок работ и сроки

1. Подтверждение настоящего ТЗ заказчиком и передача доступов (портал, Telegram-бот, сотрудник-координатор).
2. Настройка портала: воронка «Шумный корпус», стадии, поля контакта и сделки, права доступа.
3. Перенос и перенастройка решения под этажи и слоты, перевод бота в Telegram.
4. Разработка этапа 2 — публичная страница, запись со страницы, рабочее место координатора, активности и напоминания.
5. Сквозной прогон с сотрудниками кампуса на реальном портале, правки формулировок.
6. Передача: инструкция для координатора и администратора, размещение ссылки и QR-кода.

Срок этапов 1–2 — 5–7 рабочих дней с момента подтверждения ТЗ и получения доступов. Этап 3 планируется отдельно после опытной эксплуатации.

Стоимость работ и условия обслуживания согласуются отдельным документом.

Тюнинг бизнеса · biztune.ru · biztune.pro